Okostelefonokra kerülhetnek a fuvarlevelek és a tachográf-kimutatások

A logisztikai és szállítmányozó cégek számára nem ismeretlen fogalom a papírmunka. A fuvar- és szállítólevelek, számlák, megrendelő-nyomtatványok, sőt a nemzetközi szállítmányozásban kötelezően alkalmazandó heti tachográf-kimutatások kezelése is a legtöbb vállalatnál papíron történik. Pedig mindez nem lenne szükségszerű.

Ma már elérhetők olyan digitális hitelesítési és dokumentumkezelési rendszerek, melyekkel a fenti folyamatok jelentősen egyszerűsíthetőek, és papírról a digitális világba terelik át a munkát. A digitalizáció jelentős költségcsökkentést, és ezzel egyidejűleg érezhető hatékonyságjavulást eredményez.

E-aláírással előbb számlázható a fuvar is

Sok esetben a fuvarok számlázása az eredeti fuvarlevél bemutatásához kötött. Vagyis, ha egy sofőr leszállítja az árut például Debrecenből Lisszabonba, ahonnan újabb rakománnyal megy majd tovább Párizsba, akár hetek is eltelhetnek mire a fuvarlevél visszaér a szállítmányozó cég pénzügyi osztályára. Amennyiben a fuvarlevél aláírását elektronikusan oldanák meg, mindez pillanatok alatt elintézhető lenne.

Aláírni toll és papír nélkül, jogilag is hitelesen

Az elektronikus aláírást támogató rendszerek legfontosabb ismérve, hogy joghatásuk a magyar és az európai jogrendben egyaránt azonos értékűek a papíron és tollal történő aláírással. Az elektronikus aláírás biztonságosan segíti a cégen belüli folyamatok automatizálását.

A technológia biztosítja, hogy az aláírás kizárólag az aláíróhoz legyen köthető, ennek köszönhetően alkalmas az aláíró azonosítására, kizárja a visszaélés lehetőségét. A rendszer egy szállítmányozó vállalat esetén lehetővé teszi például, hogy a sofőrök vagy a logisztikai munkatársak ne papíron, tollal, hanem elektronikusan, akár egy okostelefon vagy táblagépen írják alá a ma még papíralapú dokumentumokat. Ugyanez a technológia biztosíthatja évi több százezer darab hiteles elektronikus számla kibocsátását, illetve a beérkező számlák automatikus hitelesség-ellenőrzését a vállalati informatikai rendszerbe integráltan.

Van rá megoldás, hazai szolgáltatótól

Az e-aláírás-specialista NETLOCK több mint 20 éve foglalkozik elektronikus hitelesítéssel és digitális biztonsággal. A vállalat egyik legújabb fejlesztése az okostelefonon is használható NETLOCK SIGN aláírórendszer. A felhőben is működő szolgáltatás mindenben megfelel a vonatkozó magyar és európai jogszabályoknak, illetve az e-aláírásokkal szemben támasztott legújabb követelményeknek is. „Ha egy szállítmányozócég vagy logisztikai vállalat úgy dönt, hogy előbbre lép a digitális evolúcióban, akkor a költséghatékony, okostelefonon is alkalmazható elektronikus aláíró rendszer ideális megoldás. Célszerű lehet a rendszert a HR-osztállyal közösen egyeztetve bevezetni, mert a vállalati folyamatok kialakíthatóak úgy is, hogy a végfelhasználó kollégák, sofőrök személyre szóló e-aláíró tanúsítványát a HR-osztály adja ki. Azaz, ha egy kollégának e-aláíró jogot szeretne adni a cég, akkor az adott kolléga bemegy a HR-részlegre, ahol az előírások szerint elvégzik a személyazonosítást, ezzel garantálják azt, hogy az adott e-aláíró titkos kulcsok, jelszavak valóban a nevezett személy számára kerüljenek kiadásra.


Somkuti András a Docler Csoport elnöke, a NETLOCK ügyvezetője

A cég dolgozója ez után képes lesz elektronikusan aláírni bármilyen vállalati dokumentumot függetlenül attól, hogy a raktárban, az irodában vagy éppen egy kiküldetésen: Berlinben, Londonban vagy más országban tartózkodik.” – foglalja össze a lényeget Somkuti András, a Docler Csoport elnöke, a NETLOCK Kft. ügyvezetője.

A NETLOCK SIGN előnye a korábbi e-aláírás-megoldásokkal szemben, hogy a felhasználónak nincs szüksége semmilyen speciális segédeszközre, chipkártyára vagy kártyaolvasóra az aláíráshoz. Számítógépen, okostelefonon, táblagépen operációs rendszertől függetlenül, bármilyen webböngészőt használva elérhető a felhőalapú e-aláírás-szolgáltatás. Ilyen módon bármilyen fájltípus (például: pdf, doc, docx, xls, xlsx stb.) aláírható elektronikusan.

Maga az aláírási folyamat rendkívül egyszerű. A felhasználó egy webes felületen keresztül titkos PIN-kódját használva belép a NETLOCK SIGN e-aláíró rendszerbe, és néhány kattintással – okoseszköz esetén néhány érintéssel – aláírja a kiválasztott dokumentumot, fuvarlevelet vagy tachográfigazolást. A megoldás alkalmas arra, hogy az aláírás többfaktoros azonosítással, és ezáltal magasabb fokú biztonsági előírásoknak is megfelelően történjen. Ez esetben a PIN-kód mellet a rendszer – újabb azonosítási elemként – egyszer használatos biztonsági kódot küld a felhasználó telefonjára sms-ben. Mindez nagyon hasonló az internetes banki utalás folyamatához.

Az e-aláírását követően a dokumentumok a felhasználó vállalat igényei szerint digitálisan archiválásra is kerülhetnek. A digitális archiváló rendszer a személyes adatokat tartalmazó állományok esetén könnyebbé teszi az adatok szabályszerű – például GDPR szerinti – tárolását vagy határidőre történő megsemmisítését is.

Elégedett kollégák, elégedett menedzsment

„A biztonságos és magas szinten automatizált e-aláíró rendszer a cégen belüli dokumentumkezelési folyamatokat jelentősen egyszerűsíti, bevezetése bármely logisztikai vállaltnál már rövid távon is javít a működési hatékonyságon, középtávon pedig jelentős pénzügyi és humánerőforrás-ráfordítás megtakarítást eredményez. A rendszer könnyen kezelhető, az e-aláírás létrehozása rendkívül egyszerű. Tapasztalataink azt mutatják, hogy a dolgozók szinte minden esetben jól fogadják a digitális újítást, amikor papír helyett e-aláírással dolgozhatnak. A menedzsment szemszögéből pedig általában a költségcsökkenést és a hatékonyságnövekedést, az adminisztrációs terhek érezhető csökkenését emelik ki partnereink.” – teszi hozzá Somkuti András.

Magyarország: lemaradunk vagy lépést tartunk a világgal?

Nemzetközi kutatások szerint az e-aláírások globális piaca 2022-ig évente 30-50%-kal is bővülhet. Az olyan tényezők, mint a papíralapú folyamatok arányának csökkentése, a csalások kiküszöbölése, a technológiai fejlődés által kínált rugalmasság, a kényelem és a hatékonyságnövelés, valamint az átláthatóság iránti egyre növekvő igény generálják a piac növekedését. Az e-aláírás használatában Észak-Amerika jár az élen, de az Európai Unióban is egyre nagyobb szerephez jut a technológia, miközben Kínában és Indiában is gyorsan terjed a megoldás.

A szakemberek szerint mind több iparágban, – köztük a szállítmányozásban is – egyre inkább előtérbe kerülhetnek az e-aláírásra épülő vállalati folyamatok. Az e-aláírás terjedésében rejlő lehetőségek radikálisan alakíthatják át a vállalaton belüli, valamint a vállalat és ügyfelei, partnerei között zajló információcserét, üzleti folyamatokat. Aki ebben a digitális versenyben lemarad, az üzleti versenyben is hátrányba kerülhet.

Scheffler Tibor

no