Új „időszámítás” kezdődött a hazai közbeszerzési eljárások területén. Az életbe lépett változások szerint, Magyarországon csak elektronikus formában lehet lefolytatni – bizonyos kivételektől eltekintve – közbeszerzési eljárást. Tekintettel arra, hogy a hazai kis- és középvállalkozói kör a munkái egy részét közbeszerzési eljárásokon keresztül nyeri el, most röviden áttekintjük a jelentősebb változásokat.
Megfelelés az uniós irányelveknek
A 2014-ben elfogadott irányelvek jelentős mértékben átalakítják a közbeszerzési eljárásokat. A 2014/24/EU irányelv 22. cikkének (1) bekezdése a következőket rögzíti: „A tagállamok biztosítják, hogy az ezen irányelv szerinti minden kommunikációra és információcserére – különös tekintettel az elektronikus benyújtásra – elektronikus kommunikáció eszközök útján kerüljön sor, e cikk követelményeinek megfelelően.”
Az idézett irányelvnek megfelelően minden EU-s tagállamnak biztosítania kell az elektronikus úton történő kommunikációt valamennyi közbeszerzési eljárásban 2018. október 18-ig. Magyarország egy központi, egységes, állami, Elektronikus Közbeszerzési Rendszer (EKR) bevezetésével tesz eleget az elvárásoknak. Az elektronikus közbeszerzés a közbeszerzési szerződések odaítélésének teljes folyamatát leegyszerűsíti, ezenfelül pedig hatékonyabbá és átláthatóbbá teszi. További előnye, hogy javítja a piaci lehetőségekhez való hozzáférést a cégek számára.
Az irányelvi rendelkezések alapján az alábbiak képezik a kötelező minimumot:
• a különböző eljárásokhoz kapcsolódó hirdetmények elektronikus formában történő feladásának biztosítása,
• a közbeszerzési dokumentumok elektronikus formában való rendelkezésre bocsátásának biztosítása,
• az eljárás valamennyi szakaszában a teljes körű elektronikus kommunikáció biztosítása.
A magyar Elektronikus Közbeszerzési Rendszer részletes szabályait külön jogszabály, a 424/2017. (XII. 19.) Korm. rendelet tartalmazza.
Az elektronikus közbeszerzési eljárás bevezetésének a célja
Az EKR létrehozásának és működtetésének több célja is van. Ezek közül a legjelentősebbek: a közbeszerzési eljárások átláthatóságának fokozása, az eljárások gyorsabb lefolytatása, az eljárási cselekmények egyszerűbb véghezvitele, az adminisztrációs terhek csökkentése, valamint a közbeszerzési eljárások ellenőrzésének támogatása.
Az EKR a központi elektronikus felület alkalmazásával biztosítja a hirdetmények feladását, a közbeszerzési dokumentumok elektronikus rendelkezésre bocsátását, valamint a közbeszerzési eljárások menetében a teljes körű elektronikus kommunikációt. Így megszűnik a hagyományos papíralapú kommunikáció, vagyis a „papírgyártás”.
Aki nem regisztrál, az nem tehet ajánlatot
Az Elektronikus Közbeszerzési Rendszernek, úgymond, alapeleme a regisztráció. Mégpedig azért, mert csak azok a vállalkozások tehetnek ajánlatot egy adott közbeszerzési eljárásban, amelyek regisztrálták magukat a rendszerbe. A papíralapú világban elegendő volt a vállalkozásnak például a Közbeszerzési Hatóság hivatalos lapjában, a Közbeszerzési Értesítőben kiválasztani azt az eljárást, amelyiken indulni szeretne, utána egyszerűen beadhatta az ajánlattételi határidőt figyelembe véve az ajánlatát. Most csak akkor lehet belőle ajánlattevő, ha szerepel az EKR-ben. A regisztrációt mind a két oldalnak meg kell tennie. Annyi a különbség, hogy a klasszikus ajánlatkérőknek (például minisztérium, költségvetési szervek, helyi önkormányzatok stb.) ezt 2018. március 1-jéig kötelező jelleggel el kellett végezniük. Másik oldalról vizsgálva sok vállalkozás, mint Ajánlattevő jelenik meg a közbeszerzési eljárásokban. Ezen cégek bármikor regisztrálhatnak az EKR-ben, de árajánlatadáshoz szükséges feltétel a regisztráció. Vagyis nem minden vállalkozás számára kötelező a regisztráció, de amelyek közbeszerzési eljárásokon való részvételt terveznek, nem hagyhatják ki ezt a lépést. (Az ajánlatkérő a gazdasági szereplőt az EKR-en kívül előzetesen felhívhatja a regisztráció megtételére.) Néhány gondolat a regisztráció gyakorlati oldaláról. Az új rendszerbe minden jövőbeli felhasználónak természetes személyként regisztrálnia kell, bármilyen tevékenységről is legyen szó az EKR használatát illetően. Fontos tudni, hogy minden természetes személy kizárólag egy felhasználói fi ókkal rendelkezhet az EKR-ben. Valójában nincs is szükség több felhasználó regisztrálására egy embernek, hiszen a belépést követően van lehetőség szervezetet létrehozni (akár többet is), továbbá szervezethez csatlakozni. A rendszer így biztosítja a felhasználót, hogy egy felhasználói fi ókkal akár több szervezet nevében is eljárhasson, vagy szervezeti tagsággal rendelkezzen.
A gazdasági szereplőnek azt is rögzítenie kell, hogy mikro-, kis- vagy középvállalkozásnak illetve külföldi tulajdonú gazdasági szereplőnek minősül-e. A gazdasági szereplő adataiban bekövetkezett esetleges változásokat (pl. képviselő, székhely megváltozása) haladéktalanul rögzíteni szükséges, ugyanis fontos, hogy a közbeszerzési eljárásban minden esetben az aktuális adatokkal szerepeljen az ajánlattevő.
A regisztrációt a www.ekr.gov.hu oldalon lehet megtenni.
Változások az eljárási cselekményekben
Az eddig leírtak alapján talán már mindenki számára egyértelmű, hogy a közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó cselekmények (pl. részvételi jelentkezés, ajánlattétel, hiánypótlás stb.) néhány kivételtől eltekintve mostantól csak elektronikus úton történnek. Joggal vetődik fel a kérdés, hogy mit hoz az új rendszer az olyan eljárási cselekmények vonatkozásában, mint pl. az ajánlatok bontása. A „papíralapú” világban az ajánlattevő az ajánlattételi felhívásban megjelölt helyen és időben, ha úgy döntött, akkor jelen lehetett az ajánlatok bontásánál. Ez most megszűnt, ugyanis az ajánlatok bontását az EKR automatikusan, önmaga végzi el. Az ajánlatnak/részvételi jelentkezésnek az ajánlattételi/részvételi határidő lejártának időpontjáig kell elektronikusan beérkeznie. A beérkezés időpontjáról az EKR visszaigazolást küld.
Az elektronikus platformon bonyolódó közbeszerzési eljárás tekintetében érdekes a „ki jogosult nyilatkozatot tenni?” kérdés. Az EKR-ben elektronikus úton tett nyilatkozat tekintetében a gazdasági szereplő képviselőjének kell tekinteni azt a személyt, aki az EKR-ben a gazdasági szereplő részéről a nyilatkozattételhez szükséges hozzáféréssel és jogosultsággal rendelkezik. Az előbbiek kapcsán a cégvezetésnek célszerű odafigyelnie arra, hogy adott esetben vonják vissza a hozzáférési jogot és jogosultságot a távozó munkavállalóiktól.
Az EKR-t használók munkáját folyamatosan frissülő, elektronikus úton elérhető felhasználói kézikönyv segíti. Az ajánlattevőknek – legalább is az első néhány eljárás vonatkozásában – célszerű igénybe venniük valamelyik felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó segítségét.
Czékus Mihály
