Az elmúlt egy évtized során nagy ívben fejlődött a logisztika területe. Napjainkra a logisztika folyamatai olyan komplex, összetett rendszerekké váltak, amelynek a működtetését sok vállalkozás csak alapszinten képes produkálni. A valóban költséghatékony működéshez már komoly (szakmai, tapasztalati és pénzügyi) háttérre van szükség. Egy, az optimális működésre fókuszáló vállalatnak arra a tevékenységére kell koncentrálnia, amivel a leghatékonyabban képes értéket előállítani. Az egyéb kapcsolódó, kiszolgáló folyamatokat – általában – érdemes az erre a területre specializálódott társaságokra bízni.
A globalizációs tendencián és a homogenizációra való törekvésen túl a tevékenységek kiszervezése (outsourcing) is közrejátszik abban, hogy a szállítmányozási és logisztikai szolgáltatások iránti igény jelentősen megnövekedett. A növekvő kereslet hatására ma már egyre több cég van jelen a szállítmányozási és logisztikai piacon, amelyek az egymás közti növekvő verseny hatására az árak leszorításával és különböző hozzáadott értékekkel próbálják megnyerni ügyfeleiket és a hosszú távú együttműködés érdekében minél jobban kielégíteni igényeiket.
Mi is az outsourcing?
A kiszervezése (outsourcing) során egy vállalat egy adott folyamatot vagy folyamatrészt nem saját erőforrással, hanem külső szolgáltató megbízásával végeztet el. Az outsourcing a vállalkozásközi kapcsolatoknak egy olyan formája, amely tartós, hosszú távú kontaktust teremt az egyes vállalati feladatok elvégzésére más cégekkel. A hazai vállalatok a logisztikai tevékenységek közül elsősorban a raktározást és a belföldi szállítást végeztetik házon kívül. A logisztikai tevékenységek kiszervezése a ’90-es évek közepétől indult „hódító útjára” hazánkban. Az első időszakokban csak néhány multinacionális termelőcég élt az outsourcing lehetőségével, de napjainkra már egyre többen szervezik ki raktári és disztribúciós tevékenységüket. Nem túlzó az a kijelentés, amely szerint az outsourcing nem csak egyre nagyobb jelentőséggel bír, hanem bizonyos gazdasági területeken szinte elengedhetetlenné vált.
A fenti kettő mellett érdemes még egy harmadik fogalmat is megemlíteni, a co-sourcing-et. Ez olyan folyamatokat takar, amelynek során általában 2 vagy több szervezet viszi ki egy új szervezetbe ugyanazt a tevékenységet.
A logisztikai outsourcing révén elérni kívánt stratégiai célok
A logisztika egy, az egész vállalatot átszövő funkció, azt, hogy mely tevékenységek kerülnek kiszervezésre és magát a kiszervezés szintjét elsősorban a vállalati stratégia határozza meg.
Fő stratégiai célok:
- Költségcsökkentés (a korábbi fix költségek változó költséggé alakulnak)
- Magasabb szolgáltatási szint elérése.
- Fókuszálás az alaptevékenységre (a termelésidegen logisztikai feladatok átadása külső szolgáltató(k)nak)
- A jelenleg működő rendszer rugalmassági és reagálási képességeinek a javítása.
Mikor érdemes az adott tevékenységet kiszervezni?
Sokan egyfajta „csodafegyverként” tekintenek az outsourcing-re, pedig ez a módszer sem alkalmazható minden körülmények között és nem alkalmazható minden vállalkozás esetén. Hiszen korán sem annyira egyszerű a képlet, hogy a következő hónap első napjától már az XY Kft végzi a cégünk disztribúciós tevékenységét. A valóság ennél sokkal bonyolultabb. A kiszervezésben gondolkodó cégnek többek között olyan kérdésekre kell választ adnia, mint pl.:
- Van-e akkora a logisztikai működési méret, hogy az érdemes kiszervezni (vagy célszerű továbbra is önállóan üzemeltetni)?
- Célszerű-e egyáltalán az adott tevékenységet vagy annak bizonyos részét kiszervezni?
- Hogyan kontrollálhatóak a folyamatok a tevékenység kiszervezése után?
- Hogyan található meg az a logisztikai cég amelyik képes hosszú távon és megbízhatóan magas színvonalon szolgáltatni?
Minden bizonnyal hosszú oldalakat lehetne megtölteni a fentiekhez hasonló kérdések felsorolásával. A lényeg az, hogy csak az ilyen jellegű kérdések megválaszolása után lehet felelős döntést hozni az outsourching alkalmazása vagy elvetése mellett.
A kiszervezés kockázata
A folyamat során egy addig saját szervezeten belül elvégzett tevékenység kerül ki egy szolgáltatóhoz, és ez magában hordozza annak a kockázatát, hogy a megbízó elveszíti az ellenőrzést a kiszervezett tevékenység felett. Ezt a kockázatot gyakorta említik azok, akik a kiszervezés ellen érvelnek. Pedig ez egy jól kezelhető kockázati típus. Ugyanis a kielégítően szabályozott kapcsolat- és kontrolling rendszer garanciát nyújt arra, hogy az outsourching után is az elvárt szolgáltatási színvonalat garantálja a kiszervező cég az üzleti partnerei számára.
A különböző fórumokon elhangzó céges tapasztalatok azt mutatják, hogy a kiszervezés nem eredményez minden esetben alacsonyabb költségszintet és magasabb szolgáltatási színvonalat. Amennyiben a kiszervezésben nem hordozza magában a további szinergiák kihasználásának lehetőségét, akkor az imént említett célok nem (vagy csak részben) valósulhatnak meg. Az is tényszerű ugyanakkor, hogy bizonyos esetekben csak a kiszervezés lehet az optimális megoldás (pl. ha a kiszervezés: illeszkedik a vállalati stratégiába; lehetőség van további szinergiák kihasználására; a vállalaton belül nincs meg a szükséges kompetencia stb.)
A kiszervezés sikertényezői
Ahhoz, hogy egy kiszervezés hosszú távon működőképes legyen, nem elég a jó döntés és az alapos tervezés, hanem szükség van a közös érdekeket szem előtt tartó és azonos üzleti elveken alapuló stratégiai gondolkodásra is.
Fontosabb sikertényezők:
- Megfelelő partner kiválasztása
- A vállalat céljainak, célkitűzéseinek ismerete
- Win-win alapú szerződés
- Nyitott könyvszerinti működtetés és éves elszámolás, hatékonyság, megtakarítás megosztása a Felek között vagy teljesítmény elszámolás, tarifális rendszer
- Teljesítmények folyamatos mérése, eredmények visszacsatolása, (A jelentősebb, mérhető minőségi mutatók: időbeni pontos szállítások aránya, rendelés teljesítési ráta, menedzsment ráfordítási idők csökkenése.)
- Hibás teljesítések azonnali visszajelzése, helyesbítő intézkedések
- Szolgáltatás értékelési és kötbérrendszer (objektív és mérhető).
- Szolgáltató rugalmassága
- Konszenzus keresés, partnerségi együttműködés (eredményességét segítő javaslatok az outsourcing partnertől)
- Folyamatos kapcsolattartás
- Magas színvonalú szolgáltatás nyújtása
- Alapos stratégiai tervezés, időszakos frissítéssel
A logisztikai kiszervezés nehézségei
A kiszervezésre történő áttérés még egy közepes méretű vállalat esetében is összetett feladat. Az átállási folyamatot az elejétől kezdve jelentős tapasztalattal bíró, jól képzett szakemberekkel kell levezényelni, megfelelő eszközök és információtechnológiai háttér segítségével. A kiszervezés háromlépcsős folyamat, amelynek az első szintjén annak a logisztikai partnernek a felkutatása áll, amelynek a tevékenysége leginkább megfelel a kiszervező elvárásainak. Korábban szinte csak az általános logisztikai szolgáltatásokat nyújtó cégek voltak a piacon, ami megnehezítette a kiszervezésben gondolkodók dolgát. Az idők szavát megérezve, ma már szép számmal vannak olyan vállalkozások, amelyek egy ágazatra specializálódva azonos vagy hasonló megbízói körnek nyújtanak szolgáltatást. (Ennek köszönhetően lehetőség adódik a számukra a rendszerben rejlő szinergiák kihasználására, a szolgáltatási színvonaluk folyamatos emelésére és a technológiai háttér fejlesztésére.)
A logisztikai szolgáltatóval kötött szerződésben célszerű rögzíteni az elvárt szolgáltatási szinteket és a minőséget. A legtöbb vállalkozásnál javasolt a tevékenység évenkénti felülvizsgálata abból a célból, hogy kiderüljön a szervezeten belül megoldva vagy versenyeztetés útján külső szolgáltató bevonásával, működik összességében hatékonyabban a logisztika.
A kiszervezést lehetőségét mérlegelő szervezetek egyrészt a költséghatékonyságra figyelnek, másrészt olyan szolgáltatókat keresnek, amelyek kiváló minőséget biztosítanak és tranzakcióikat a legnagyobb gondossággal kezelik.
Az átvételi folyamatot egy alapos tervezésnek kell megelőznie, amely folyamatos végigkövetéssel és állandó monitoringozással segíti az átállást egy, a várakozások szerint hatékonyabb és rugalmasabb működésre. Körültekintő, precíz munkát megkövetelő feladat, hiszen a rendszer hatékony működésének alapfeltétele a megfelelő előkészítés. A kiszervezés tervezése olyan komplex feladat, ami a szerződés részleteinek és feltételeinek a kidolgozásától a szállítási és raktározási infrastruktúra megtervezéséig számtalan részfeladatot foglal magában.
A kiszervezési folyamat talán „legizgalmasabbnak” számító szintje az, amikor a megtervezett és felállított rendszert működésbe hozzák. A megvalósítás legalább olyan összetett folyamat, mint amilyen maga a tervezés volt. A hatékony logisztika jelentős mértékben javíthatja egy cég üzleti működését, hiszen javítja a gyors és hatékony változtatásokat diktáló modern életritmushoz való alkalmazkodási képességet. Egy logisztikai szolgáltatásokra specializálódott vállalat sokkal hatékonyabban képes megoldani a logisztikai feladatokat, mint egy olyan vállalat, amely alapvetően a termelésre koncentrál.
