Szinte nincs olyan gazdasági szektor, amit ne állítana nagy kihívások elé a jelenleg tomboló világjárvány. Természetesen ez alól nem számít kivételnek a szakmai rendezvények piaca sem. Az egyes kiállítás és konferenciaszervezők más és más koncepcióban látják a megoldást.
Új helyzet, amire nincs tankönyvi példa
Nem szükséges különösebb közgazdasági véna annak belátásához, hogy a gazdaság működése ciklikus. A fél vagy akár egy évszázad folyamatait áttekintve jól lekövethető, hogy a hosszabb növekedési ciklusokat rendszerint szükségszerű válságok követik.
Napjaink gazdasága olyan speciális problémával találja magát szemben, amire nem igazán van „tankönyvi példa”. A klasszikus (válság)ciklus helyett – melynek a főbb jellemzői: túlkínálatból kiinduló válság az üzleti bizalom csökkenésével, beszűkülő kereslet, vállalatok tömeges bedőlése, kereslet visszaesést generáló spirálba kerülő gazdaság – jelenleg a piacgazdaság gerincét jelentő intézmények részleges krízisének lehetünk tanúi. Napjainkban a klaszszikus ciklustól eltérően még nem az elégtelen jövedelem miatt zsugorodik a gazdaság, hanem az értékteremtést biztosító piacok szűntek meg – és közben még az áruk értéke is nagyon megváltozott a vevők számára.
A világ vezető közgazdászai, gazdasági elemzői koránt sincsenek egy platformon a világjárvány által generált gazdasági válság időbeli lefolyását illetően. Vannak, akik gyors visszapattanásban hisznek (V alakú gazdasági visszaesés), mások lassú kilábalást és elhúzódó recessziót prognosztizálnak (L alakú visszatérés). Míg van egy harmadik csoport, amelyik úgy véli, többször is padlóra kerülünk (W alakú válságlefutás), mielőtt újra felszálló ágról beszélhetünk. Akármelyik következik is be, afelől nem lehet kétségünk, hogy a visszatérés előbb vagy utóbb megtörténik. Nem célunk a kialakult helyzet mélyelemzése, pusztán azt szerettük volna megmutatni, hogy milyen környezetben próbál túlélni a rendezvényszervező ipar.
Ahány rendezvényszervező, annyi döntés
Azt senki nem kérdőjelezi meg, hogy a szakmai rendezvényekre (ez alatt most szakkiállításokat és szakmai konferenciákat értjük) szükség van, és ez a jövőre vonatkoztatva is így lesz. Azonban a jelenbeli ak tivitásról sokan eltérően gondolkoznak.
A szakmai konferenciák vonatkozásában kicsit egyszerűbb a helyzet, ugyanis ezek a rendezvények hatékonyan integrálhatóak a digitális térbe. Ma már szakmai szempontból színvonalasabbnál színvonalasabb konferenciákat kínálnak a szervezők az „éterben”. Ezen rendezvényeknek – bármilyen magas szinten is bonyolítják is le – van egy nagy hiányossága. Ahogy mondani szokták a „nagy dolgok a szakmai konferenciák kávészünetében történnek”. Vagyis ez a tényleges időszaka a kapcsolatteremtésnek, sok közös üzlet kiindulópontja. Ezt még az online térbe lebonyolított konferencia nem képes produkálni.
A kiállításszervezők sokkal nehezebb helyzetben vannak, hiszen ezeket a rendezvényeket nem lehet egyszerűen „átemelni” a virtuális térbe, mint például az említett konferenciákat. Az egyes kiállításszervezők más és más koncepcióban látják a megoldást. Egyik megközelítési mód arról szól, hogy a kiállításokat, még ha kisebb kiállítói és látogatói részvétel mellett, de meg kell rendezni. Más szervezők azt az elvet követik, hogy nem hajlandóak engedni a kiállítás megszokott volumenéből és színvonalából, ezért a halasztás mellett döntöttek (így módosult pl. az InnoTrans szakvásár megrendezési időpontja 2022. szeptember 2023. közöttire). Ugyancsak a változatlan formában történő, de halasztott megrendezés mellett tették le a voksot a szervezők és a szakemberek a csomagológépek, csomagolóanyagok és édesipari gépek nemzetközi szakvására, az Interpack esetében is. Ezt bő háromnegyed éves halasztással a jövő évben, február 25. és március 3. között szeretnék lebonyolítani.
Szélesedik a megoldások köre az online kiállítások szervezése során
Minden, a versenyképességét megőrizni/javítani kívánó vállalkozásnak működése minden időszakában fokozott szüksége van a személyes találkozók, konferenciák, kiállítások lehetőségére. A pandémia hatásaként kialakult helyzetben azonban a kiállítások fizikai megjelenése mellett fokozódott az új, online megoldások iránti igény is: a piaci kínálatban számos online megoldás szerepel.
Vannak tisztán virtuális megoldások éppúgy, mint hibrid módozatok. Utóbbinak több formája ismeretes. Létezik olyan verzió, amelyben a szakkiállítás szervezője a fizikai megjelenésű kiállítás meghirdetett időpontjánál már hónapokkal korábban „megnyitja” a rendezvényt, de a virtuális térben. Havi rendszerességgel szerveznek tematikus szakmai napokat, amelyek során a kiállítók már előzetesen ráirányíthatják a figyelmet új termékeikre és megoldásaikra. Így a tényleges expó nyitónapjára – a „rákészülési időszaknak” köszönhetően – a részvevők abszolút konkrét tervekkel érkezhetnek. Ezt a koncepciót követi többek között a nyomdaipar újdonságait felvonultató Drupa szakvásár is. Az expó szervezői az idei év nyaráról 2021. április 20–28-ra módosították a kiállítás időpontját. A rendezvény az új megoldásokra utalva, új néven HybridDrupa-ként került a kiállítási naptárakba. A szervezők az új koncepciójukat követve, a szakvásárhoz kapcsolódóan egy rendhagyó, folyamatosan működő online platformot indítottak Drupa Preview néven. Méghozzá azért, hogy már hónapokkal a tényleges vásárnyitás előtt lehetőséget biztosítsanak a szakmai szereplők közötti kapcsolatfelvételhez.
Itthon a HUNGEXPO az idei CONSTRUMA-n mutatta be először a saját, virtuális kiállítás elképzeléseit. Azt azonban több fórumon kinyilatkoztatták, hogy tevékenységük továbbra is a fizikai alapú kiállítások szervezése marad. Viszont a jelen helyzetben nekik is keresniük kell a megoldásokat.
A hibrid megoldások mellett már léteznek tisztán virtuális szakkiállítások is. Egy virtuális szakkiállításon – a fizikai expókhoz hasonlóan – a látogató ugyanúgy megtalálja a pavilonokat és bennük a kiállító cégek standjait. A virtuális standon értékes információkhoz juthatunk az adott cégről vagy a legújabb fejlesztésű termékeiről. A legtöbb esetben letölthető az adott cég termékkatalógusa, illetve különféle brosúrák a prezentált termékről. Egy jó virtuális kiállításon a kiállítók feltölthetik videóikat, termékbemutatóikat az online térbe, ezeket meg lehet tekinteni. A kiállítók online előadásokat is tarthatnak az online térben, csarnokokban található workshopokhoz, pódiumbeszélgetésekhez hasonlóan. A jó virtuális kiállításnak legalább három pillére van: a kiállítói tér mellett a konferenciákra és a kapcsolatépítésre is nagy hangsúlyt fektetnek a szervezők.
Miért lehet fontos a kiállítási részvétel a vállalatok számára ilyen helyzetben?
A versenyképesség megőrzéséhez nem elegendő egy jó áron kínált színvonalas termék vagy szolgáltatás. Egy vállalkozás menedzsmentjének tisztában kell lennie a hazai és nemzetközi trendekkel, valamint naprakész információkkal kell rendelkeznie az adott iparágról, az adott piacról.
A piaci információk megszerzésére számos lehetőség kínálkozik, de hatékonyság szempontjából a szakmai vásárok meghatározó szerepe megkérdőjelezhetetlen. Különös tekintettel arra, hogy ezeken a rendezvényeken egy helyen, nagy számban és koncentráltan jelenik meg a piac valamennyi szereplője (a versenytársak és a megrendelői oldal egyaránt). Azon kívül, hogy a szakkiállítások marketing értéke igen magas, még jó néhány további előnyt is kínálnak az ott megjelenő cégek számára. Egy színvonalas szakkiállítás a prompt piacról készült pillanatfelvételnek is tekinthető. Az expók értékes lehetőséget biztosítanak a szakmai tovább fejlődésre, üzleti döntések előkészítésére, illetve kapcsolati háló építésre is. Azok a vállalkozások, akik továbbra is meg tudják mutatni magukat, és be tudják mutatni az innovációikat, naprakész szolgáltatásaikat, termékeiket, helyzeti előnybe tudnak kerülni az olyan versenytársakkal szemben, akik kihagyják a kiállításon történő megjelenés lehetőségét.
Azt azonban meg kell jegyeznünk, hogy jelen körülmények között nincsenek könnyű helyzetben a vállalkozások. Egyrészt hiába terveznek be egy adott expón történő kiállítói részvételt, és invesztálnak a megjelenésbe, ha a pandémia miatt közben olyan jogszabályok születnek, amelyek lehetetlenné teszik a kiállítás lebonyolítását. Másrészről a vállalkozások gazdálkodási környezete egyik napról a másikra képes gyökeresen megváltozni (a járványhelyzettel kapcsolatos kormányzati szigorítás miatt). Előbbiek következtében a vállalat a kiadásainak csökkentésére kényszerül. Sok esetben legelőször a marketingköltséget „vágják meg”, ami természetesen hat a kiállításon történő részvételre is.
Mit mutat a képzeletbeli varázsgömb a szakmai rendezvények jövőjéről?
A jövő attól is jelentősen függ, hogy ma mit gondolunk, merre visznek majd a társadalmi és gazdasági folyamatok, milyen üzleti beruházásokat hajtunk végre a válság közepette és azt követően. Nem kérdéses, hogy szakmai kiállításokra a jövőben is szükség lesz. Egyes vélekedések szerint a világjárvány lecsengése után növekedni fog majd a kereslet a rendezvények iránt, melynek oka, hogy az emberek megtapasztalták, milyen a szakvásárok nélküli időszak. Mások olyan jövőt prognosztizálnak, amelyben a helyi, regionális eseményeknek sokkal nagyobb lesz a szerepe, mint a nemzetközi óriásrendezvényeknek. A telekommunikáció fejlődése, az IT lehetőségek bővülése, valamint a kiállítói igények vélhetően egyre nagyobb teret adnak majd – a korábban már taglalt – virtuális szakkiállítások megjelenésének.
A világjárvány utáni újraindulás így a kreatív újragondolás, a lehetőségek megnyílásának és a jövő meghatározásának időszaka lesz a vállalkozások számára.
Czékus Mihály
